Le feedback, un outil de motivation pour les managers

Plus de 72 % de collaborateurs estiment que leur productivité s’améliorerait si leur manager leur faisait des feedbacks plus réguliers (source Harvard Business Review 2019). Cette pratique, encore peu maîtrisée en France, est pourtant plébiscitée par les salariés, en particulier les plus jeunes. Son but est de nourrir le collaborateur pour qu’il progresse. En utilisant les 3 formes de feedback à bon escient, le manager peut motiver son équipe tout au long de l’année et la rendre plus efficace.

 

Un feedback constructif, qu’est-ce que c’est ?

Au sens littéral, un feedback, c’est ce qui « nourrit en retour ». L’objectif est de nourrir le collaborateur de retours, de pistes pour le faire grandir.

Ce concept, venu des Anglo-saxons, se répand petit à petit avec le brassage des cultures du travail, mais la France n’est pas le pays meneur en la matière. Quand il est utilisé, les pratiques ne sont pas toujours optimales.

On pense souvent que quand tout va bien, c’est naturel, normal. Et donc il n’y a pas besoin de le dire. Et quand les choses se passent mal, on passe directement au recadrage, mais à un recadrage « scolaire » qui n’est pas constructif. Et entre ces deux extrêmes, il n’y a rien.

Un bon feedback se fait dans une posture bienveillante de coach, d’accompagnant et avec pédagogie.

Il se tient toujours en tête-à-tête, jamais en réunion ou en brief. Il s’agit d’un véritable échange positif où le collaborateur peut aussi s’exprimer.

Le format est court et idéalement régulier.

C’est un acte important du manager, en particulier du manager assertif. Il s’insère en effet dans une stratégie de management pour augmenter l’efficacité des équipes. C’est une démarche d’amélioration continue, de cercle vertueux pour la performance de chacun et du groupe.

 

Les différents types de feedback

Il existe plusieurs types de feedback, mais nous allons nous centrer sur les 3 principaux : le feedback positif, celui de développement et le recadrage. Dans les entreprises françaises, le feedback le plus utilisé est le recadrage, souvent mal pratiqué. Les 2 autres types sont moins usités et donc peu exploités. Or, chaque modèle à un usage et un but spécifique et les 3 sont complémentaires.

Le feedback positif pour marquer un point positif

Le but du feedback positif est de souligner un fait positif réalisé par le collaborateur pour l’ancrer et le perpétuer. On peut mettre en avant une prise d’initiative, une mission réussie en autonomie, un comportement bénéfique…

S’il est bien réalisé, ce retour sera riche pour le collaborateur, car il renforce la confiance en soi. Surtout si la personne est nouvelle dans le poste : je l’ai fait pour la première fois et je l’ai bien fait, donc je peux m’appuyer dessus. Cette nouvelle compétence ou attitude sera alors ancrée et pourra être réutilisée.

Comment bien formuler un feedback positif ? Il doit être

• Réalisé rapidement après l’événement
• Resitué dans le contexte
• Détaillé et factuel
• Bienveillant

Le feedback de développement pour développer un axe d’amélioration

Le but du feedback de développement, c’est de chercher un axe d’amélioration pour le collaborateur en toute bienveillance dans une optique de progression. On a remarqué un moment où son comportement ou son action n’était pas optimal et on cherche avec lui une piste d’amélioration.

C’est une démarche positive, car cela veut dire que le manager croit en son salarié et en sa capacité à s’améliorer. Il ne le laisse pas seul pour trouver des moyens de faire mieux, il lui propose des solutions pour l’aider.

Le feedback de développement se déroule au moment de l’action ou de l’événement remarqué, ou peu après. Il est donc différent de l’entretien annuel d’évaluation dont il peut être l’une des séquences.

Comme le feedback positif, le feedback de développement, pour être constructif, doit être argumenté, factuel et engageant pour les 2 interlocuteurs. En effet, le manager doit s’impliquer, par exemple, en étant auprès de son collaborateur pour refaire l’action la fois suivante.

Ce retour est tout naturellement suivi quelque temps après de feedbacks positifs pour faire ressortir la progression du salarié.

Le feedback de recadrage quand c’est nécessaire

Parfois, les choses ne se passent pas comme prévu et le manager doit recadrer le salarié.

Mais si le ton monte, cela n’aura pas l’effet escompté. Car un rapport de force s’installe, une méfiance s’établit. L’objet n’est plus alors de nourrir le collaborateur.

L’idée d’un bon recadrage, c’est que ce retour soit constructif et apporte une amélioration à la fois pour que le comportement décalé ne se reproduise plus et pour que le collaborateur n’ait pas peur d’agir la fois suivante. Le manager recadre avec bienveillance et de façon positive pour que la personne progresse et ait des repères pour faire mieux la prochaine fois.

Pour cela, il faut respecter ces bonnes pratiques du recadrage :

• Le ton employé est calme.
• L’entretien est fait juste après l’événement, au maximum dans les 2 jours qui suivent.
• Le retour est contextualisé.
• Le manager explique ce qu’il s’est passé factuellement : ni sentiment, ni opinion, seulement les faits.
• L’entretien doit être clair pour que le collaborateur comprenne facilement les pistes d’amélioration et puisse les mettre en place.

Si c’est possible, le manager peut se raccrocher à une grille d’évaluation, à une norme. Cela donnera un repère au salarié et un moyen de suivre sa progression ensuite.

 

Des collaborateurs plus motivés et plus efficaces grâce aux feedbacks constructifs

De plus en plus de salariés connaissent et apprécient les feedbacks. Les plus jeunes l’ont expérimenté lors d’expériences professionnelles à l’étranger et ils demandent à continuer cette pratique.

Quand ils sont constructifs et réguliers, les feedbacks apprennent aux collaborateurs à

• Mieux écouter,
• Analyser et accueillir les informations données, les ressentis et les argumentations de chacun,
• S’informer pour savoir comment faire mieux et progresser,
• Agir en mettant en pratique les conseils donnés.

Il est donc évident que plus les feedbacks sont faits régulièrement, plus la démarche se retrouve dans un cercle vertueux.

Et cette pratique est un moyen concret de nourrir la confiance.

Nourrir la confiance entre manager et collaborateur puisque l’objectif, c’est de faire progresser le salarié. Il sait que le manager s’intéresse à lui et qu’il est là, en appui s’il en a besoin et prêt à l’aider pour s’améliorer.

Les feedbacks nourrissent aussi la confiance en soi de la personne. Par la reconnaissance qu’on lui porte, le collaborateur prend conscience de ses réussites et de ses points forts. Il pourra s’appuyer dessus dans d’autres circonstances.

Globalement, les retours permettent aux salariés de se sentir bien dans leur poste, de mieux travailler et donc de se sentir plus motivés.

 

Les feedbacks, un levier puissant pour les manager

Côté manager, les bénéfices des feedbacks constructifs et réguliers sont aussi au rendez-vous :

• Apprendre à écouter,
• Apprendre à faire confiance,
• Enrichir la confiance du collaborateur vers son manager,
• Mieux connaître et comprendre les attentes et les besoins de chacun puisque ces temps sont de vrais échanges,
• Laisser s’exprimer un peu plus les émotions et les ressentis des 2 côtés et donc consolider les liens humains,
• Montrer un intérêt sincère et authentique pour le salarié en prêtant une véritable attention à ce qu’il réalise et en étant vraiment impliqué dans l’échange,
• Augmenter le niveau de motivation et d’engagement des collaborateurs.

Ce serait une maladresse de garder ces retours pour les entretiens annuels. Du fait du décalage dans le temps, le feedback n’est plus précis et clair : il y a une déperdition du message. Mettre en évidence un point positif rapidement après un événement permet de bien l’ancrer dans le contexte et de nourrir la confiance.

Les réticences des managers à donner des feedbacks

Malgré ces bénéfices, les managers ont parfois des réserves sur cette pratique :

• « Ça ne sert à rien, c’est une perte de temps ». Les bienfaits pour les 2 parties cités plus haut devraient leur faire changer d’avis !
• « Quand tout va bien, c’est normal ! » Et donc pas besoin de passer du temps à le dire : ici, le feedback n’est pas compris. Il sert à nourrir et à faire grandir son collaborateur pour booster la performance de l’équipe.
• « J’ai peur d’être maladroit. » Cela peut-être par méconnaissance de la méthode : il suffit dans ce cas d’une formation sur le sujet. Ou alors par peur de s’affirmer : il s’agit davantage d’une posture à endosser, celui du leader assertif.
• « Ça me demande trop d’implication. » Effectivement le manager doit quitter l’opérationnel pour être dans l’observation. Il s’agit ici encore d’une posture managériale à travailler. On ne lui demande pas d’être un hyper spécialiste, mais de mener une équipe vers un résultat.

 

Les bonnes pratiques des feedbacks constructifs

Pour terminer, une liste des bonnes pratiques à garder en tête pour rendre les feedbacks constructifs et nourrissants :

• Se focaliser sur le problème et non sur la personne en donnant des éléments contextuels et factuels.
• Être à l’écoute de la personnalité de ses collaborateurs, le feedback sera d’autant plus efficace et puissant.
• Garder à l’esprit la démarche d’amélioration continue et donc prendre l’habitude de s’appuyer sur les feedbacks, en particulier les positifs.
• Être dans l’échange régulier avec ses collaborateurs pour connaître l’état de chacun et leur motivation.
• Assurer un suivi post recadrage ou post développement : un retour positif sur les améliorations permet au collaborateur d’avoir un repère extérieur sur les changements mis en place.

Vous voudriez améliorer la pratique des feedbacks positifs dans votre entreprise ? Seuls les recadrages sont pratiqués, mais ils ne sont pas constructifs ? Échangeons sur le sujet !